По истечению годичного срока действия, фискальные накопители требуют замены отслуживших свой срок модулей на более актуальные, для нового финансового и отчетного периода. В 2018 году менялись версии 2017 года.

Для владельцев целесообразность такого решения не всегда понятна и часто требует дополнительных разъяснений. В рамках этой статьи они смогут получить подробные ответы на свои вопросы, смогут разобраться в технических особенностях этого процесса.

Что собой представляет фискальный накопитель для онлайн кассы? Это модуль с ограниченным сроком действия специального электронного ключа. В текущий период времени он может иметь продолжительность 13, 15, 36 месяцев.  По истечению этого времени данные больше не накапливаются и не передаются.

Фискальный накопитель начинает отсчет момента действия ключа с даты его активации. Производится она после установки. Вся процедура именуется фискализацией, причем регистрировать онлайн кассу можно позже, чем выполнять активацию ключа. Об этом стоит помнить, чтобы не пропустить момент, когда проблема фиксации отчетности встанет особенно остро.

Заменить ФН по истечению сроков его действия можно, имея на руках новый модуль со сроком действия, соответствующим законодательным требованиям. Помимо этого, потребуется ключ ЭЦП — без него будет невозможно удаленно подписать заявление, подаваемое налогоплательщиком в ФНС при перерегистрации ККТ. Уведомление отправляется онлайн, через личный кабинет. Получением электронной цифровой подписи лучше озаботиться заранее.

Поэтапный процесс замены ФН

Передача фискальной отчетности в ОФД.

Все фискальные документы должны передаваться в ОФД в установленный законом срок. При замене ФН нужно предварительно отправить отчетность. Сделать это можно, подключив ККТ к сети Интернет и дождавшись завершения процедуры. Стоит добавить, что пользователь не может самостоятельно инициировать или влиять на скорость и процесс отправки данных. Если передача по каким-то причинам не произошла или оказалась прервана, следует внимательно изучить пользовательский мануал к конкретной модели ККТ и повторить попытку. В случае неудачи можно связаться со службой технической поддержки производителя оборудования.

Важно учесть, что период смены фискального накопителя — удобное время для замены оператора фискальных данных. Если его работа по каким-то причинам не устраивает клиента, можно начать сотрудничество с другим партнером. У большинства из них есть бесплатный пробный период, по истечению которого придется оплатить уже полную стоимость обслуживания.

Закрытие архива ФН.

 После того, как завершится процедура передачи всех фискальных документов действующему оператору, пользователь может перейти к закрытию архива. Найти этот пункт можно в меню управления накопителем, в настройках или отчетах. В зависимости от типа и вида используемой ККТ эта процедура может иметь незначительные различия. Чтобы произвести процедуру без ошибок, стоит уточнить информацию в руководстве пользователя конкретной онлайн кассы или терминала. Если сроки действия фискального ключа уже истекли, и выполнить действия не удается, нужно произвести перевод часов в аппарате на 23:55, установив дату последней закрытой смены. После этого закрытие архива выполниться успешно.

Производители рекомендуют не забывать о сроках замены фискальных накопителей, поскольку при истечении времени действия ключа процедура его замены, сброса и архивирования данных может оказаться слишком сложной. Если в онлайн кассе не поддерживается процедура перевода часов, придется выполнять демонтаж корпуса и батареи питания для выставления нужного времени и даты. Это достаточно длительная и не слишком простая процедура. При своевременной замене ФН подобные ухищрения будут излишни.

Обновление ПО для перехода на протокол ФФД 1.05

 Большинство онлайн касс, проходивших фискализацию в 2017 году, работает на базе протокола передачи данных ФФД 1.0, утрачивающего свою актуальность с 1 квартала 2019 года. Чтобы избежать возможной остановки деятельности и не нарушать налоговое законодательство, следует уточнить актуальность текущей версии ПО ККТ заранее и при необходимости обновить ее.

Важно помнить о том, что в ходе изменения прошивки касса может утратить все ранее установленные параметры настроек. Для быстрого восстановления данных нужно предварительно произвести их сохранение с возможностью восстановления из резервной копии. Также рекомендуется произвести распечатку диагностических чеков.

Замена ФН новым вариантом

 В зависимости от модели и типа конструкции кассового аппарата, место установки ФН может находиться под крышкой на винтовом креплении или защелках в нижней части ККТ, в отсеке для чековой ленты или внутри оборудования. Так, для замены фискального накопителя в некоторых кассах Меркурий и Элвес придется разбирать корпус, нарушая гарантийные пломбы. Это стоит учесть, чтобы в дальнейшем не столкнуться с проблемами сервисного обслуживания у продавца аппаратуры.

Правила замены ФН регламентируются требованиями действующего законодательства (ФЗ-54). Приобрести первый попавшийся вариант не получится. Кроме того, придется выбрать срок действия — оптимальным считается наиболее пролонгированный вариант в 36 месяцев, но можно обсудить все моменты со специалистами сервисного центра и выбрать оптимальный именно для конкретной кассы вариант.

Процесс регистрации

После того, как новый накопитель установлен, нужно будет выполнить перерегистрацию ККТ. Для этого в меню фискального регистратора нужно найти соответствующий раздел, указать причину (замена ФН) инициации процедуры. В отдельных случаях ОФД потребует дополнительного внесения данных о предпринимателе или юридическом лице, после чего можно будет перейти непосредственно к активации. При наличии выбора протокола нужно выставлять значение ФФД 1.05.

Уведомление ФНС

В личном кабинете на сайте ФНС пользователю при помощи ключа ЭЦП предстоит произвести перерегистрацию аппарата с новым ФН. Выполняется она в течение одного рабочего дня с момента установки нового накопителя.

Если вам требуется произвести замену ФН в онлайн кассе — звоните: 8 800 770 72 82.